Doanh nghiệp mới chuyển đổi: Quản trị tài chính

Có 4 hạng mục lớn liên quan đến dòng tiền cần được kiểm soát hiệu quả, bao gồm khoản bán chịu, tồn kho (tồn kho nguyên liệu, thành phẩm, sản phẩm dở dang), tiền mặt, và khoản phải trả (mua hàng nhưng chưa trả tiền, vay nợ trong ngắn hạn). Bốn hạng mục thường xoay vòng theo kiểu chi ra rồi sau đó thu về nên được gọi là các hạng mục của vốn lưu động.

Nhiều hộ chuyển lên DN nhằm thực hiện những ý tưởng kinh doanh lớn nhưng người chủ vẫn có thói quen quản lý theo kiểu gia đình. Trong khi đó, để phát triển quy mô kinh doanh, đòi hỏi DN phải đầu tư ban đầu nhiều hơn nhưng nguồn thu về thường chưa chắc chắn. Lúc đó, quản trị tài chính giữ vai trò quan trọng trong việc tạo tiền đề phát triển lâu dài của DN.

Mọi hoạt động của DN đều liên quan đến tài chính (chi phí, khấu hao, doanh thu, lợi nhuận, thuế…). Đối với công ty mới thành lập, trước hết phải xác định mức độ chi phí đầu tư ban đầu (bao gồm chi phí cố định và vốn lưu động) sao cho phù hợp với khả năng huy động vốn. Kế đến là dự báo được doanh thu trên chi phí, dòng tiền vào và dòng tiền ra thật chi tiết để tránh bị động.

Chi phí cố định ban đầu bao gồm tiền mua đất hoặc đặt cọc (nếu thuê đất), máy móc, thiết bị, nhà xưởng. Vốn lưu động ban đầu được ước tính dựa trên chi phí mua nguyên vật liệu, số tiền bán chịu, tiền mặt dự trữ trừ đi các khoản chiếm dụng vốn của đối tác (tiền mua hàng trả chậm). Mức độ đầu tư ban đầu có quan hệ mật thiết đến dòng tiền vào ra trong tương lai: đầu tư lớn thì dòng tiền vào ra sau đầu tư càng lớn, rủi ro kinh doanh càng nhiều.

Việc xác định liều lượng đầu tư hợp lý và dự báo dòng tiền thường gặp nhiều khó khăn, bởi vì DN chưa hình dung hết được mô hình kinh doanh. Đồng thời khả năng huy động vốn cũng hạn chế do chưa thiết lập được uy tín và các mối quan hệ, không đủ tài sản đảm bảo để thế chấp vay vốn.

Do vậy, DN khởi nghiệp nên thực hiện nguyên tắc làm nhỏ, làm thí điểm, nếu thành công (sản phẩm được thị trường chấp nhận và được khách hàng biết đến nhiều) thì mới tổ chức sản xuất lớn. Làm nhỏ nghĩa là đầu tư ban đầu không lớn nên cũng ít gặp khó khăn về vốn, cũng như từng bước chứng minh được sự phù hợp của ý tưởng kinh doanh, sẽ thuận lợi hơn trong huy động vốn khi phát triển sau này.

Trong sản xuất, kinh doanh, DN hướng đến mục tiêu bán hàng để có doanh thu. Nhưng khả năng tạo ra nguồn thu trong những ngày đầu thường gặp nhiều khó khăn do sản phẩm ít được khách hàng biết đến, khó tiếp cận các đơn hàng từ đấu thầu. Do vậy, DN khởi nghiệp cần liên kết với các DN lớn để làm thầu phụ, cung ứng sản phẩm phụ trợ hoặc liên kết với DN khác để tạo lợi thế.

Để có được doanh thu, DN buộc phải có tiền mua nguyên vật liệu, nhiên liệu, tiền lương, trả lãi ngân hàng, duy tu, bảo dưỡng máy móc, thiết bị, chi phí quản lý, bán hàng… Các công ty khởi nghiệp thường thiếu thông tin về cơ cấu chi phí hợp lý. Chẳng hạn, cùng một loại hình kinh doanh, nếu DN có chi phí cố định, hoặc tỷ lệ chi phí biến đổi cao hơn thì không thể cạnh tranh.

Do vậy, cần tìm hiểu DN cùng lĩnh vực để xác định chi phí sao cho hợp lý, đồng thời phải tiết kiệm tối đa trong chi tiêu, nên tập trung vào các hạng mục chi tiêu có khả năng mang lại doanh thu trước mắt cũng như từng bước củng cố uy tín nhằm hướng đến nguồn thu lâu dài.

Để đảm bảo nguyên tắc này, DN phải thiết kế hệ thống quản lý bài bản, chuyên nghiệp theo hướng giảm thiểu tối đa lãng phí và thời gian chờ trong mọi hoạt động.

Tiết kiệm chi phí đồng thời nhắm đến tăng doanh thu chỉ là điều kiện cần. Có nhiều DN báo cáo tài chính thì có lợi nhuận nhưng dòng tiền thu về luôn bị thiếu hụt, không đủ bù đắp các khoản chi. Do vậy, việc quản lý dòng tiền vào, dòng tiền ra cần đặc biệt chú ý.

Có 4 hạng mục lớn liên quan đến dòng tiền cần được kiểm soát hiệu quả, bao gồm khoản bán chịu, tồn kho (tồn kho nguyên liệu, thành phẩm, sản phẩm dở dang), tiền mặt, và khoản phải trả (mua hàng nhưng chưa trả tiền, vay nợ trong ngắn hạn). Bốn hạng mục thường xoay vòng theo kiểu chi ra rồi sau đó thu về nên được gọi là các hạng mục của vốn lưu động.

Công ty mới thành lập thường gặp khó khăn trong quản trị vốn lưu động do chưa củng cố được uy tín với đối tác nên khó đàm phán mua hàng trả chậm, đồng thời lượng hàng mua không lớn nên ít được chiết khấu, đôi khi phải mua với giá cao hơn đối thủ cạnh tranh. Theo đó, DN nhỏ không đủ sức mua hàng dữ trữ hợp lý nên dễ đánh mất cơ hội thực hiện các đơn hàng lớn. Lúc đó đòi hỏi DN phải tranh thủ chiếm dụng vốn bằng các hình thức kết nối khách hàng với nhà cung ứng thông qua thiết lập hệ thống sản xuất linh hoạt.

Hạng mục bán chịu cũng khó quản trị không kém. Thông thường DN chấp nhận bán chịu để mong đợi tăng doanh thu (vì khách hàng thường thích chiếm dụng vốn của đối tác), qua đó tăng lợi nhuận. Trong khi đó, DN khởi nghiệp với năng lực tài chính hạn chế nên khó chấp nhận bán chịu để hy vọng tăng doanh thu và có được lợi nhuận. Vì vậy, DN khởi nghiệp nên định hướng vào nhóm khách hàng trả tiền mặt, thay vì khách hàng thích chiếm dụng vốn.

Để quản trị tốt các hạng mục của vốn lưu động và kiểm soát tốt chi tiêu đòi hỏi DN phải quy định định mức chi tiêu cho từng hạng mục một cách tiết kiệm nhất, tập trung vào các khoản chi có khả năng tạo ra doanh thu, quy định cụ thể đối tượng, định mức bán chịu cho từng trường hợp cụ thể, quy định hạn mức tồn kho, lượng tiền mặt dự trữ đảm bảo các hoạt động được liên tục với tổn thất cơ hội thấp nhất, xác định những hạng mục ưu tiên đàm phán theo hướng chiếm dụng vốn.

Thiếu vốn không phải là khó khăn lớn nhất của công ty khởi nghiệp. Tư duy trong đầu tư trước hết cần nhắm đến mục tiêu, nghĩ đến cách làm tốt nhất rồi sau đó mới tìm vốn để đầu tư. Nếu không huy động được vốn để làm lớn ngay thì triển khai theo hình thức cuốn chiếu: nhỏ trước, lớn sau, thí điểm trước, nhân rộng sau.